E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen – bisher aber mit großzügigen Übergangsfristen. Für viele Betriebe endet diese Schonfrist jetzt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Ab 2028 gilt das für fast alle. Hier finden Sie die wichtigsten Fakten auf dem aktuellen Stand – einschließlich des neuen Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2026.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten liegen dabei als XML-Datei vor und können von der Buchhaltungssoftware direkt eingelesen werden – ohne Abtippen.

In Deutschland sind vor allem diese Formate üblich:

• XRechnung – eine reine XML-Datei. Für Menschen lesbar wird sie erst mit einem Anzeigeprogramm (z. B. dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal).
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL; sie erfüllen die Anforderungen nicht.

Wichtig: Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Auch Papierrechnungen, Scans und Fotos gelten als „sonstige Rechnung“.

Bei ZUGFeRD gilt außerdem: Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, sind die XML-Daten maßgeblich – nicht das, was man im PDF sieht.

Die Fristen im Überblick

• Empfangen: Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Dafür genügt bereits ein E-Mail-Postfach.
• Bis Ende 2026 darf jedes Unternehmen noch „sonstige Rechnungen“ stellen: Papier ist immer erlaubt, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026. Auch die Übergangsregel für bisherige EDI-Verfahren endet mit dem Jahr 2027.

Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Ob die Pflicht greift, richtet sich nach dem Zeitpunkt der Leistung: Für Leistungen, die noch 2026 erbracht werden, gelten die Übergangsregeln auch dann, wenn die Rechnung erst 2027 geschrieben wird.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Dazu zählen auch Freiberufler, Vermieter und unternehmerisch tätige Vereine. Empfangen können müssen E-Rechnungen ausnahmslos alle Unternehmen – auch Kleinunternehmer.

Keine E-Rechnung ausstellen muss man unter anderem bei:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG
• vielen steuerfreien Umsätzen (z. B. steuerfreie Grundstücksvermietung oder Finanzdienstleistungen)
• Leistungen an juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind (z. B. viele Vereine)

Für Rechnungen an Behörden gelten eigene Regeln: Hier ist die E-Rechnung in vielen Fällen schon heute Pflicht, beim Bund z. B. ab 1.000 Euro und mit Leitweg-ID.

Was ist neu? Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Das Bundesfinanzministerium hat Mitte Oktober ein weiteres Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Die wichtigsten Punkte:

• Die gesetzlichen Fristen bleiben unverändert. Es gibt keine Verschiebung.
• Wer trotz Pflicht keine E-Rechnung ausstellt, begeht keine Ordnungswidrigkeit. Ein Freibrief ist das aber nicht – siehe nächster Abschnitt.
• Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor dem eigenen Stichtag gestellt werden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden – auch wenn Leistung und Zahlung später erfolgen.
• Für Schlussrechnungen mit Abzug bereits gezahlter Abschläge gelten vereinfachte Regeln bis zum 30. Juni 2030.
• E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 nach den bisherigen Vorgaben ausgestellt werden, werden nicht beanstandet.

Was passiert, wenn Sie nicht rechtzeitig umstellen?

Ein Bußgeld droht nicht. Die eigentlichen Folgen treffen aber Ihre Kunden – und damit auch Sie:

• Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, ist eine Papier- oder PDF-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung. Ihr Kunde riskiert damit Ärger beim Vorsteuerabzug.
• Ihr Kunde hat einen Anspruch darauf, eine E-Rechnung zu erhalten. Viele Buchhaltungen werden Rechnungen in anderen Formaten zurückweisen oder nachfordern.
• Nachträgliche Korrekturen kosten Zeit und können Zahlungseingänge verzögern.

Ihre Checkliste bis zum Jahreswechsel

• 1. Umsatz 2026 prüfen: Liegt er voraussichtlich über 800.000 Euro, gilt die Pflicht für Sie ab dem 1. Januar 2027.
• 2. Empfang sicherstellen: Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen einrichten und festlegen, wie XRechnungen angezeigt, geprüft und verbucht werden.
• 3. Rechnungsprogramm prüfen: Kann es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Eine Prüfung (Validierung) der erzeugten Dateien vermeidet Fehler.
• 4. Stammdaten pflegen: Rechnungs-E-Mail-Adressen Ihrer Kunden, Umsatzsteuer-ID und bei Behörden die Leitweg-ID hinterlegen.
• 5. Archivierung klären: E-Rechnungen müssen acht Jahre lang aufbewahrt werden – der strukturierte Teil (XML) unverändert im Original.
• 6. Testlauf machen: Mit einigen Kunden und Lieferanten den Austausch vorab ausprobieren und die Umstellung mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

So unterstützen wir Sie

Mit Odoo erstellen Sie E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD direkt aus Ihren Aufträgen, und eingehende E-Rechnungen werden automatisch eingelesen. Als IT-Dienstleister aus Schüttorf betreuen wir Odoo-Systeme im Alltag – und prüfen mit Ihnen, ob und ab wann die Pflicht für Sie gilt, richten Ausgangs- und Eingangsrechnungen ein und testen alles, bevor es ernst wird.

Sprechen Sie uns an – über unser Kontaktformular oder mit einem Termin nach Wahl. Wir prüfen gemeinsam Ihre Rechnungsstellung.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick (Stand: 29. Oktober 2026) und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bitte stimmen Sie die Umsetzung im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung ab.

Quellen: Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026), BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026.